Автоматизация процесса обмена данными в компании OOО "Andijanpetro" на базе «1С: Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка»
Тип проекта: Автоматизация
| Партнер, осуществивший внедрение/проект: |
1С:Франчайзи 1C:Первый Бит,Ташкент
/ Все решения этого автора »»
Ташкент
тел.: (+998 71) 205-8068
https://1solution.uz
Корнева Марина Вадимовна
|
| Версия 1С:Предприятия: |
|
| Внедренное типовое решение: |
1С:Документооборот КОРП |
| Отрасли: |
|
Автоматизированы следующие функции:
Описание:
Цели проекта:
Основная цель проекта:
Повышение прозрачности документооборота путем сокращения сроков подготовки и согласования документов.
Другие цели проекта:
? Улучшение эффективности с помощью автоматизации входящих и исходящих документов.
? Оптимизация договорной деятельности через внедрение автоматизированных процессов.
? Автоматизация обработки внутренних документов, таких как заявления, заявки, служебные записки, приказы.
? Планирование, проведение и отработка задач по протоколу мероприятий для повышения оперативности и координации.
? Внедрение категоризации претензионно-исковой документации для более эффективного контроля и управления рисками.
? Формирование управленческой отчетности по исполнению задач и документообороту для анализа и мониторинга.
? Создание единой среды хранения документов для обеспечения легкого доступа и централизованного управления информацией.
Основной акцент проекта сосредоточен на повышение прозрачности и эффективности процессов подготовки и согласования документов, в то время как подцели направлены на широкую автоматизацию и оптимизацию различных аспектов документооборота в организации.
Ситуация до внедрения, информация о компании:
СП «ANDIJANPETRO» представляет собой важное совместное предприятие двух ведущих компаний – «Узбекнефтегаз» и «Зарубежнефть». С начала своей деятельности в качестве оператора с 1 декабря 2019 года, она успешно осуществляет эксплуатацию зрелых месторождений, таких как Южный Аламышик, Хартум и Восточный Хартум, на территории Андижанской области Узбекистана.
Компания занимает стратегически важное положение в нефтегазовой отрасли, охватывая различные сегменты этого ключевого бизнеса. Ее деятельность включает в себя геологоразведку и добычу углеводородов, нефтепереработку и сбыт продукции, а также управление сервисными и прочими активами.
Специализируясь на многогранной деятельности в нефтегазовом секторе, компания способствует обеспечению энергетической безопасности региона и является важным участником в достижении стратегических целей Узбекистана в области развития энергетики и устойчивости нефтегазового сектора.
До проекта внедрения решения «1С:Документооборот» на предприятии велся полностью бумажный документооборот, что приводило к ряду серьезных проблем и неэффективности в рабочих процессах:
1) Бумажный документооборот:
Все процессы осуществлялись исключительно на бумаге, что создавало излишнюю бюрократию и затрудняло оперативное взаимодействие между сотрудниками.
2) Множественные копии документов:
Для каждого процесса создавались копии документов, что приводило к лишнему расходу времени и ресурсов.
3) Длительный поиск необходимых документов:
Из-за неорганизованности системы хранения не исключался риск потери документов, что создавало проблемы в работе и замедляло процессы.
4) Трудности поиска оригиналов:
Отсутствие централизованной системы хранения делало процесс поиска оригиналов документов трудным и затратным.
5) Непрозрачность процесса документооборота:
Работники испытывали сложности в понимании и отслеживании процессов документооборота из-за их непрозрачности и хаотичности.
6) Хаотичные процессы:
Отсутствие четких инструкций и контроля приводило к хаотичности и неупорядоченности в рабочих процессах.
7) Увеличение сроков согласования:
Увеличение сроков согласования документооборота, что влияло на оперативность и эффективность работы.
8) Ручной контроль и отчетность в Excel:
Контроль задач и сбор отчетов выполнялись полностью вручную в Excel, что замедляло процессы и увеличивало риск ошибок.
9) Шаблоны документов под бумажный документооборот:
Все шаблоны документов были адаптированы к бумажному документообороту, что усложняет их использование в условиях цифровой трансформации.
В целом, отсутствие эффективной системы управления документооборотом создавало значительные трудности для компании, замедляло процессы и снижало общую продуктивность.
Уникальность и инновационность проекта:
Проект представляет собой уникальное и инновационное решение, которое значительно улучшило эффективность и управление документооборотом в организации. Ключевыми аспектами уникальности проекта стали:
Развитие электронного документооборота в Узбекистане:
? Одним из важных аспектов уникальности проекта является его внедрение в условиях, где система электронного документооборота в Узбекистане только начинает развиваться. Это делает проект не только вперед глядящим, но и стратегически значимым для заказчика, предоставляя возможность опережающего внедрения современных технологий.
Быстрое внедрение и сопровождение:
? Уникальность проекта подчеркнута оперативностью внедрения – всего за два месяца, с дополнительным месяцем на сопровождение. Это свидетельствует о гибкости и высокой эффективности представленного решения.
Категоризация претензионно-исковой документации:
? В рамках проекта разработан инновационный подход к категоризации претензионно-исковой документации, что не только обеспечивает более эффективный контроль, но и минимизирует риски в юридической сфере.
Шаблоны управленческой отчетности:
? Проект выделяется созданием актуальных и специально адаптированных для предприятия шаблонов управленческой отчетности в форме отчета светофора. Это инновационное решение, которое предоставляет заказчику интуитивно понятные инструменты для анализа и принятия решений. Например: разработан отчет-светофор, позволяющий руководителю без погружения в оценить уровень исполнительской дисциплины по отработке протокольных мероприятий.
? Зеленый - выполнено в срок
? Желтый - выполнено, но не в срок
? Красный - не выполнено, рок вышел
Централизованное хранение в Confluence:
? Проект не только внедрил эффективные изменения, но и создал систему централизованного хранения всей проектной документации в Confluence. Это обеспечивает прозрачность и упорядоченность в управлении информацией. Описаны процессы as is - to be, подготовлены карты процессов в нотации BPMN. Все изменения и настройки, требования к развитию системы в ходе проекта отразены в проектной документации.
Эти факторы объединяются, делая проект не только уникальным, но и высокоценным для заказчика, предоставляя ему передовые решения для успешного управления документооборотом и бизнес-процессами в условиях особенностей рынка Узбекистана.
В перспективе Заказчик планирует реализовать интеграцию с системами внешнего электронного документооборота: Дидокс и Фактура.уз, что позволит исключить ручные операции при пересылке договоров контрагентам.
Дополнительная информация к описанию проекта (если имеется):
Этапы проекта:
1. Этап подготовки:
? Установка программного обеспечения (ПО) и развертывание базы данных (БД).
? Проведение интервью с сотрудниками, анализ полученных данных и подготовка протоколов интервью.
? Описание текущих бизнес-процессов в форме «AS IS».
2. Этап анализа и проектирования:
? Моделирование будущих бизнес-процессов в форме «TO BE».
? Демонстрация созданных моделей для оценки и утверждения.
? Подготовка задания на разработку, включающего в себя необходимые функциональности и требования.
? Настройка системы, включая документооборот, мероприятия, почту и контрольные механизмы.
3. Этап разработки и внедрения:
? Разработка и внедрение системы согласно утвержденным требованиям.
? Обучение персонала по использованию новой системы.
? Запуск в промышленную эксплуатацию, пошаговое внедрение функциональных блоков.
4. Этап эксплуатации и поддержки:
? Организация технической поддержки для оперативного реагирования на возможные проблемы.
? Регулярное обновление и сопровождение системы с учетом обратной связи и выявленных потребностей.
? Проведение мероприятий по мониторингу и оптимизации процессов внутри системы.
? Постоянное взаимодействие с пользователями для обеспечения эффективного использования и дальнейшего совершенствования системы.
Результаты проекта:
Внедрена система «1С:Документооборот 3.0», что существенно улучшило управление и обработку документов, повысив прозрачность и эффективность внутренних бизнес-процессов.
Также в ходе проекта были достигнуто следующее:
? Снижение затрат на обмен документами внутри компании благодаря автоматизации, особенно в условиях того, что одно подразделение находится в удаленной области, требуя перевозки документов.
? Упрощение процесса регистрации документов с автоматической регистрацией.
? Автоматизация процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов (более 30 видов), согласования заявок на оплату и формирования документа «Реестр платежей», а также договорной деятельности.
? Разработан пакет документов по закупочной деятельности, включая заявку инициатора, расчет начальной минимальной цены (НМЦ), техническое задание, заключение инициатора, а также планирование, проведение и отработка задач по закупочной комиссии.
? Внедрена система планирования проведения и отработки задач по протоколу мероприятий.
? Разработана структура категоризации претензионно-исковой документации.
? Разработана и внедрена управленческая отчетность по исполнению задач и документообороту.
? Произведен пересмотр шаблонов документов в соответствии с требованиями ЭДО.
? Создана единая база знаний, где моделируются движения документов по различным процессам.
? Организована единая среда хранения документации для удобного доступа и централизованного управления информацией.
? сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%
? ускорение получения управленческой отчетности: 75%
? сокращение расходов на материальные ресурсы: 3%
? сокращение операционных и административных расходов: 4%
В качестве партнера по внедрению системы была выбрана компания Первый Бит Ташкент, которая доказала свою способность качественно и в установленный срок выполнять все поставленные перед ними задачи в республике Узбекистан, а также благодаря наличию квалифицированных специалистов в штате компании.
Специалисты Первый Бит Ташкент провели консультацию по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, выполнили продажу выбранного программного продукта, а также осуществили доставку и внедрение программного продукта.
В настоящее время система запущена в эксплуатацию.
Работы по адаптации типового решения:
До проекта внедрения решения “1С:Документооборот” на предприятии велся полностью бумажный документооборот, что приводило к ряду серьезных проблем и неэффективности в рабочих процессах:
Бумажный документооборот:
Все процессы осуществлялись исключительно на бумаге, что создавало излишнюю бюрократию и затрудняло оперативное взаимодействие между сотрудниками.
Множественные копии документов:
Для каждого процесса создавались копии документов, что приводило к лишнему расходу времени и ресурсов.
Длительный поиск необходимых документов:
Из-за неорганизованности системы хранения не исключался риск потери документов, что создавало проблемы в работе и замедляло процессы.
Трудности поиска оригиналов:
Отсутствие централизованной системы хранения делало процесс поиска оригиналов документов трудным и затратным.
Непрозрачность процесса документооборота:
Работники испытывали сложности в понимании и отслеживании процессов документооборота из-за их непрозрачности и хаотичности.
Хаотичные процессы:
Отсутствие четких инструкций и контроля приводило к хаотичности и неупорядоченности в рабочих процессах.
Увеличение сроков согласования:
Увеличение сроков согласования документооборота, что влияло на оперативность и эффективность работы.
Ручной контроль и отчетность в Excel:
Контроль задач и сбор отчетов выполнялись полностью вручную в Excel, что замедляло процессы и увеличивало риск ошибок.
Шаблоны документов под бумажный документооборот:
Все шаблоны документов были адаптированы к бумажному документообороту, что усложняет их использование в условиях цифровой трансформации.
Этапы проекта:
1. Этап подготовки:
Установка программного обеспечения (ПО) и развертывание базы данных (БД).
Проведение интервью с сотрудниками, анализ полученных данных и подготовка протоколов интервью.
Описание текущих бизнес-процессов в форме "AS IS".
2. Этап анализа и проектирования:
Моделирование будущих бизнес-процессов в форме "TO BE".
Демонстрация созданных моделей для оценки и утверждения.
Подготовка задания на разработку, включающего в себя необходимые функциональности и требования.
Настройка системы, включая документооборот, мероприятия, почту и контрольные механизмы.
3. Этап разработки и внедрения:
Разработка и внедрение системы согласно утвержденным требованиям.
Обучение персонала по использованию новой системы.
Запуск в промышленную эксплуатацию, пошаговое внедрение функциональностей.
4. Этап эксплуатации и поддержки:
Организация технической поддержки для оперативного реагирования на возможные проблемы.
Регулярное обновление и сопровождение системы с учетом обратной связи и выявленных потребностей.
Проведение мероприятий по мониторингу и оптимизации процессов внутри системы.
Постоянное взаимодействие с пользователями для обеспечения эффективного использования и дальнейшего совершенствования системы.
Результаты проекта:
Внедрена система «1С:Документооборот 3.0», что существенно улучшило управление и обработку документов, повысив прозрачность и эффективность внутренних бизнес-процессов.
Также в ходе проекта были достигнуто следующее:
? Снижение затрат на обмен документами внутри компании благодаря автоматизации, особенно в условиях того, что одно подразделение находится в удаленной области, требуя перевозки документов.
? Упрощение процесса регистрации документов с автоматической регистрацией.
? Автоматизация процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов (более 30 видов), согласования заявок на оплату и формирования документа «Реестр платежей», а также договорной деятельности.
? Разработан пакет документов по закупочной деятельности, включая заявку инициатора, расчет начальной минимальной цены (НМЦ), техническое задание, заключение инициатора, а также планирование, проведение и отработка задач по закупочной комиссии.
? Внедрена система планирования проведения и отработки задач по протоколу мероприятий.
? Разработана структура категоризации претензионно-исковой документации.
? Разработана и внедрена управленческая отчетность по исполнению задач и документообороту.
? Произведен пересмотр шаблонов документов в соответствии с требованиями ЭДО.
? Создана единая база знаний, где моделируются движения документов по различным процессам.
? Организована единая среда хранения документации для удобного доступа и централизованного управления информацией.
Внедрение
OOО "Andijanpetro"
Общая численность компании: 100
Ташкент, Январь 2024
Вариант работы: Клиент-серверный
(сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 40
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 40
Подтверждение
Отзыв клиента
