Автоматизация процесса обмена данными в компании OOО "Andijanpetro" на базе «1С: Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка»
Тип проекта: Автоматизация
Партнер, осуществивший внедрение/проект: |
1С:Франчайзи 1C:Первый Бит,Ташкент
/ Все решения этого автора »»
Ташкент тел.: (+998 71) 205-8068 https://1solution.uz
Корнева Марина Вадимовна
|
Версия 1С:Предприятия: |
|
Внедренное типовое решение: |
1С:Документооборот КОРП |
Отрасли: |
|
Автоматизированы следующие функции:
Работы по адаптации типового решения:
До проекта внедрения решения “1С:Документооборот” на предприятии велся полностью бумажный документооборот, что приводило к ряду серьезных проблем и неэффективности в рабочих процессах:
Бумажный документооборот:
Все процессы осуществлялись исключительно на бумаге, что создавало излишнюю бюрократию и затрудняло оперативное взаимодействие между сотрудниками.
Множественные копии документов:
Для каждого процесса создавались копии документов, что приводило к лишнему расходу времени и ресурсов.
Длительный поиск необходимых документов:
Из-за неорганизованности системы хранения не исключался риск потери документов, что создавало проблемы в работе и замедляло процессы.
Трудности поиска оригиналов:
Отсутствие централизованной системы хранения делало процесс поиска оригиналов документов трудным и затратным.
Непрозрачность процесса документооборота:
Работники испытывали сложности в понимании и отслеживании процессов документооборота из-за их непрозрачности и хаотичности.
Хаотичные процессы:
Отсутствие четких инструкций и контроля приводило к хаотичности и неупорядоченности в рабочих процессах.
Увеличение сроков согласования:
Увеличение сроков согласования документооборота, что влияло на оперативность и эффективность работы.
Ручной контроль и отчетность в Excel:
Контроль задач и сбор отчетов выполнялись полностью вручную в Excel, что замедляло процессы и увеличивало риск ошибок.
Шаблоны документов под бумажный документооборот:
Все шаблоны документов были адаптированы к бумажному документообороту, что усложняет их использование в условиях цифровой трансформации.
Этапы проекта:
1. Этап подготовки:
Установка программного обеспечения (ПО) и развертывание базы данных (БД).
Проведение интервью с сотрудниками, анализ полученных данных и подготовка протоколов интервью.
Описание текущих бизнес-процессов в форме "AS IS".
2. Этап анализа и проектирования:
Моделирование будущих бизнес-процессов в форме "TO BE".
Демонстрация созданных моделей для оценки и утверждения.
Подготовка задания на разработку, включающего в себя необходимые функциональности и требования.
Настройка системы, включая документооборот, мероприятия, почту и контрольные механизмы.
3. Этап разработки и внедрения:
Разработка и внедрение системы согласно утвержденным требованиям.
Обучение персонала по использованию новой системы.
Запуск в промышленную эксплуатацию, пошаговое внедрение функциональностей.
4. Этап эксплуатации и поддержки:
Организация технической поддержки для оперативного реагирования на возможные проблемы.
Регулярное обновление и сопровождение системы с учетом обратной связи и выявленных потребностей.
Проведение мероприятий по мониторингу и оптимизации процессов внутри системы.
Постоянное взаимодействие с пользователями для обеспечения эффективного использования и дальнейшего совершенствования системы.
Результаты проекта:
Внедрена система «1С:Документооборот 3.0», что существенно улучшило управление и обработку документов, повысив прозрачность и эффективность внутренних бизнес-процессов.
Также в ходе проекта были достигнуто следующее:
? Снижение затрат на обмен документами внутри компании благодаря автоматизации, особенно в условиях того, что одно подразделение находится в удаленной области, требуя перевозки документов.
? Упрощение процесса регистрации документов с автоматической регистрацией.
? Автоматизация процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов (более 30 видов), согласования заявок на оплату и формирования документа «Реестр платежей», а также договорной деятельности.
? Разработан пакет документов по закупочной деятельности, включая заявку инициатора, расчет начальной минимальной цены (НМЦ), техническое задание, заключение инициатора, а также планирование, проведение и отработка задач по закупочной комиссии.
? Внедрена система планирования проведения и отработки задач по протоколу мероприятий.
? Разработана структура категоризации претензионно-исковой документации.
? Разработана и внедрена управленческая отчетность по исполнению задач и документообороту.
? Произведен пересмотр шаблонов документов в соответствии с требованиями ЭДО.
? Создана единая база знаний, где моделируются движения документов по различным процессам.
? Организована единая среда хранения документации для удобного доступа и централизованного управления информацией.
Внедрение
OOО "Andijanpetro"
Общая численность компании: 100
Ташкент, Январь 2024
Вариант работы: Клиент-серверный
(сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 40
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 40
Подтверждение
Отзыв клиента